Datenschutzbestimmungen

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DATENSCHUTZBESTIMMUNGEN

ERKLÄRUNG ZUM DATENSCHUTZ

Informationen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten in der Online-Plattform der Valartis Group AG.

1. Einleitung

Wir respektieren und schützen Ihre Privatsphäre. Aus diesem Grund teilen wir Ihnen in dieser Datenschutzerklärung mit, welche Informationen wir sammeln, wenn Sie die Online-Plattform nutzen, und für welche Zwecke wir sie verwenden. Wir informieren Sie auch über Ihre Datenschutzrechte und teilen Ihnen mit, an wen Sie sich wenden können, wenn Sie Fragen haben.

 

2. Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Daten, die Ihrer Person zugeordnet werden können. Dazu gehören nicht nur Ihr Name, Ihre Anschrift, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Telefonnummer, sondern auch, welche Portalseiten Sie angesehen und besucht haben. Personenbezogene Daten werden von uns nur dann erhoben, genutzt oder verarbeitet, wenn dies gesetzlich erlaubt ist oder Sie eingewilligt haben.

 

3. Wer sind wir?

Das Unternehmen (Datenverantwortlicher):
Valartis Group AG
Rue de Romont 29/31
1700 Freiburg

Datenverarbeiter im Auftrag des Unternehmens und Betreiber der Online-Plattform:

Bischoff Creatives GmbH
Nordstraße 63
8006 Zürich

 

4. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Nutzer der Online-Plattform. Im Einzelnen sind dies die Nutzer:
– Die Aktionäre der Gesellschaft

 

5. Welche Daten werden in der Online-Plattform erhoben, verarbeitet und genutzt und zu welchen Zwecken geschieht dies?

Die folgenden personenbezogenen Daten werden erhoben, verarbeitet und genutzt:

  • Zugangsdaten und Aktivitätsprotokolle der Portalnutzer
  • Benutzernamen und Passwörter für individuelle Registrierungen und elektronische Anmeldungen bei der Online-Plattform
  • Aktionärs- und Kontaktdaten (z.B. Adressdaten einschließlich E-Mail-Adresse,)
  • für die Dokumentation Ihrer Online-Anmeldung zur Hauptversammlung
  • für die Dokumentation von Online-Bestellungen
  • für die Unterlagen über Ihre Vertretung durch den Bevollmächtigten in der Hauptversammlung und die von Ihnen erteilten Weisungen
  • für die Kontaktaufnahme im Falle von Kontakt- und Serviceanfragen im Zusammenhang mit der Hauptversammlung
  • Zugriffsprotokoll/Serverprotokolldaten

Diese Daten lassen in der Regel keine Rückschlüsse auf den Nutzer zu und sind für uns nicht bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Diese Daten werden ausschließlich für Zwecke des Betriebs, der Sicherheit und der Optimierung des Portals verwendet. Wir behalten uns jedoch vor, Zugriffsprotokolldaten nachträglich zu überprüfen und an berechtigte Dritte weiterzuleiten, wenn der begründete Verdacht besteht, dass die Online-Plattform rechtswidrig genutzt wird.

 

6. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten oder nutzen wir Ihre Daten?

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung und -nutzung ist die vertraglich geregelte Datenverarbeitung nach dem Datenschutzrecht.
Sobald Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten für bestimmte Zwecke erteilt haben, ist die Verarbeitung und Nutzung dieser Daten rechtmäßig. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Einwilligung kann durch eine E-Mail an support@vvote.ch widerrufen werden. Der Widerruf der Einwilligung berührt weder die Rechtmäßigkeit der bis zum Zeitpunkt des Widerrufs verarbeiteten Daten noch die Rechtmäßigkeit von Datenverarbeitungsvorgängen, die auf anderen Rechtsgrundlagen beruhen.

 

7. Wer erhält Ihre Daten und warum?

Wir werden Ihre personenbezogenen Daten (einschließlich der angefallenen Zugriffsprotokolldaten) nur verwenden oder an Dritte weitergeben, soweit dies zur Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften oder rechtlichen Anforderungen, insbesondere zum Schutz von Daten oder zum Schutz der Integrität der Online-Plattform oder zur Unterstützung von Ermittlungen der Strafverfolgungsbehörden oder von Ermittlungen in Angelegenheiten der öffentlichen Sicherheit erforderlich ist und soweit wir hierzu gesetzlich oder durch gerichtliche Anordnung verpflichtet sind.
Eine gesetzliche Verpflichtung zur Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an externe Behörden besteht insbesondere bei folgenden Empfängern:

  • öffentliche Einrichtungen, Aufsichtsbehörden und Agenturen, z. B. Steuerbehörden
  • Justiz-/Vollzugsbehörden, z. B. Polizei, Staatsanwaltschaft, Gerichte
  • Rechtsanwälte und Notare, z. B. bei Insolvenzverfahren
  • Wirtschaftsprüfer

Sollten im Rahmen der Auftragsdatenverarbeitung Daten an externe Dienstleister weitergegeben werden, so sind diese an das Bundesdatenschutzgesetz (DSG), andere gesetzliche Vorschriften und vertraglich an diese gebunden.
Im Rahmen der Nutzung der Online-Plattform und in Anbetracht der vorstehenden Ausführungen leiten wir Ihre persönlichen Daten, Vollmachten und Weisungen nur an den unabhängigen Stimmrechtsvertreter und, wenn eine Generalversammlung stattfindet, an die Gesellschaft weiter.

 

8. Verwendung von Cookies

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihren Computer heruntergeladen werden, wenn Sie die Online-Plattform besuchen. Die gespeicherten Cookies werden bei jedem neuen Besuch an die Online-Plattform gesendet, um Ihren Computer bei der Nutzung der Online-Plattform zu erkennen.

Dauerhafte Cookies
Wir verwenden dauerhafte Cookies (die über die Browser-Sitzung hinaus gespeichert werden), um Benutzereinstellungen zu speichern, z. B. Ihren Standort und/oder Ihre Spracheinstellung. Das bedeutet, dass Sie Ihre Einstellungen nicht jedes Mal neu konfigurieren müssen, wenn Sie die Online-Plattform besuchen. Die beim ersten Besuch der Online-Plattform in einem dauerhaften Cookie gespeicherten Daten werden bei jedem erneuten Besuch der Online-Plattform an den Server übertragen.

Sitzungs-Cookies
Wir verwenden Sitzungs-Cookies, um Sie über die einzelne Browser-Anfrage hinaus als einen bei der Online-Plattform angemeldeten Benutzer zu identifizieren. Voraussetzung dafür ist, dass Sie sich erfolgreich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort angemeldet haben. Eine Browsereinstellung wird also automatisch nach einer bestimmten Zeit (Timeout) oder durch Ausloggen beendet. Session-Cookies werden daher mit Beendigung Ihrer Browser-Sitzung gelöscht.

Cookies von Drittanbietern werden in der Online-Plattform nicht verwendet.

 

9. Datensicherheit

Wir haben umfangreiche technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten gegen unbefugten Zugriff und Missbrauch, Verlust, Zerstörung, Veränderung oder Weitergabe Ihrer Daten durch berechtigte Personen zu schützen.
Unsere Sicherheitsverfahren werden regelmäßig überprüft und entsprechend dem technologischen Fortschritt optimiert. Unsere Mitarbeiter werden regelmäßig geschult und sind auf das Datengeheimnis verpflichtet.
Der Zugang zu Ihrem Benutzerkonto ist nur nach Eingabe Ihres persönlichen Benutzernamens und Passworts möglich. Sie sollten Ihre Zugangsinformationen stets vertraulich behandeln und das Browserfenster schließen, wenn Sie die Kommunikation mit uns beendet haben, insbesondere wenn Sie den Computer gemeinsam mit anderen nutzen.
Bei der Übertragung von Daten stellen wir Ihnen das Sicherheitsverfahren SSL (Secure Sockets Layer) in Verbindung mit einer 256-Bit-Verschlüsselung zur Verfügung. Diese Technik bietet die höchstmögliche Sicherheit und wird daher z.B. auch von Banken zum Datenschutz beim Online-Banking eingesetzt. Dass die Daten verschlüsselt übertragen werden, erkennen Sie daran, dass Sie in der Statusleiste am unteren Rand Ihres Browsers oder in der Adresszeile Ihres Browsers ein Schloss-Symbol sehen. Um diese sichere Datenübertragung zu ermöglichen, ist es aus technischen Gründen notwendig, für die Dauer der Verbindung auf Ihrem Rechner Session-Cookies zuzulassen, die nach Beendigung der Verbindung automatisch gelöscht werden.
Ihre Daten werden ausschließlich auf Servern in der Schweiz gespeichert.

10. Deine Rechte

Ihr Recht auf Zugang, Information und Berichtigung von Daten

Auf Ihren ausdrücklichen schriftlichen Antrag hin gewähren wir Ihnen jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten. In einigen wenigen Fällen können oder dürfen wir die Auskunft nicht erteilen. Wenn dies rechtlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall stets unverzüglich die Gründe für die Verweigerung mit. Sie haben das Recht, eine Beschwerde einzureichen.

Sollten Ihre Angaben falsch oder nicht mehr zutreffend sein, können Sie die Daten berichtigen lassen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie sie vervollständigen lassen.

Bitte beachten Sie, dass wir ausschließlich personenbezogene Daten berichtigen oder ergänzen können, die von uns direkt erhoben wurden. Daten, die uns von Dritten übermittelt werden (z. B. Aktionärsdaten), können nur über Ihre Depotbank berichtigt oder ergänzt werden.

Ihr Recht, Ihre personenbezogenen Daten löschen zu lassen. Sie können Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen sofort löschen lassen:

  • Wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, nicht mehr benötigt werden
  • Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen und es keine andere Rechtsgrundlage gibt
  • Wenn Sie der Verarbeitung widersprechen und keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für eine Verarbeitung vorliegen
  • Wenn Ihre personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden
  • Wenn Ihre personenbezogenen Daten aus rechtlichen Gründen gelöscht werden müssen

Bitte beachten Sie, dass der Anspruch auf Löschung davon abhängt, ob es einen guten Grund gibt, der die Verarbeitung der Daten erforderlich macht.
Ihr Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

Sie haben das Recht, die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus den folgenden Gründen einzuschränken:

  • Wenn die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten von Ihnen bestritten wird und wir die Möglichkeit hatten, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen
  • Wenn die Verarbeitung nicht rechtmäßig erfolgt und Sie anstelle der Löschung eine Nutzungsbeschränkung beantragen
  • Wenn wir Ihre Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht mehr benötigen, Sie sie aber zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen

 

11. Löschung und Aufbewahrungsfristen für Ihre Daten

Wir speichern Ihre Daten nicht länger, als wir sie für die Bearbeitung benötigen.
Sind die Daten zur Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden sie in regelmäßigen Abständen gelöscht, es sei denn, ihre – zeitlich begrenzte – Aufbewahrung ist weiterhin erforderlich. Die folgenden Gründe sind Beispiele dafür:

  • Erfüllung von gesellschafts-, handels- und steuerrechtlichen Nachweis- und Aufbewahrungspflichten
  • Beweiserhebung bei Rechtsstreitigkeiten im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften

 

12. Sonstige Informationen und Kontaktangaben

Wenn Sie Fragen zur Online-Plattform, insbesondere zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten und zum Widerruf erteilter Einwilligungen haben, wenden Sie sich bitte an support@vvote.ch.

 

13. Änderungen, Berichtigungen oder Aktualisierungen dieser Datenschutzerklärung

Von Zeit zu Zeit kann es erforderlich sein, dass wir diese Datenschutzerklärung ändern. Wir empfehlen Ihnen daher, diese Datenschutzerklärung in regelmäßigen Abständen zu lesen. Seien Sie jedoch versichert, dass Änderungen nicht rückwirkend in Kraft treten und dass wir die Art und Weise, wie früher erhobene Daten behandelt werden, nicht ändern werden.

Ab dem: April 2023